Gennemførelsesfasen

Når du indsender din ansøgning, vil du modtage et kvitteringsbrev. Du kan i teorien gå i gang med projektet, men det er for egen regning og risiko, da der endnu ikke er taget stilling til, om du vil modtage støtte til hele dit projekt.

Hvis vores bestyrelse vælger at støtte projektet, vil du modtage et indstillingsbrev med oplysning om det beløb, vi vil støtte dig med. Du kan nu gå i gang med – eller fortsætte – projektet med viden om, at du får støtte. De udgifter, du afholder, er STADIGVÆK for egen regning og risiko.

Det er alene bestyrelsen, der beslutter, hvilke projekter der skal indstilles og med hvilket støttebeløb/-procent.

Først når plan- & landdistriktsstyrelsen sender et tilsagnsbrev med godkendt budget, er det bekræftet, at de angivne udgiftskategorier er støtteberettigede og kan refunderes med den godkendte støtteprocent.

Plan- & landdistriktsstyrelsen foretager alene en kontrol af oplysningerne i ansøgningen. Kontrollen udføres på baggrund af vejledningen.

I projektperioden er det vigtigt, at du informerer din koordinator om alle former for ændringer af dit projekt. Selv små ændringer kan udløse et behov for en ændringsanmodning, og vi godkender IKKE ændringer med tilbagevirkende kraft.
Læs mere om projektændringer i punkt 9 i vejledningen.

Det skal du være særligt opmærksom på

DOKUMENTATION AF RIMELIGE PRISER:

• Du må ikke lave en kunstig opdeling af dine tilbud. Vi anbefaler derfor, at du tænker i overordnede kategorier, fx køkkenudstyr, kommunikationsmateriale etc.
• Ved udgifter under 50.000 kr. i en udgiftskategori skal du oplyse den budgetterede pris på hver udgift i projektet. Gerne med henvisning til hvor du har prisen fra. f.eks. en hjemmeside eller overslag fra en håndværker.
• Ved køb på og over 50.000 kr. – 300.000 kr. i en udgiftskategori skal der indhentes tilbud fra mindst to forskellige leverandører. Disse tilbud skal indsendes allerede på ansøgningstidspunktet, således at prisernes rimelighed kan vurderes og anvendes som grundlag for tilsagnet. Man kan godt efterfølgende anvende andre leverandører. Men får kun tilsagn til det billigste tilbud.
• Ved køb over 300.000 kr. ekskl. moms i en udgiftskategori skal der indsendes to uafhængige, sammenlignelige tilbud. Det kan fx være faste tilbud, prisoverslag eller referencepriser fra forskellige hjemmesider. Desuden skal tilbudsloven overholdes herunder skriftlig dokumentation for indhentning af underhåndsbud. Se nedenfor
• Læs mere om økonomisk ansvarlighed i punkt 7.3 i vejledningen.

UDBUD:

• Kun ved bygge- og anlægsprojekter på over 300.000 kr. ekskl. moms skal du overholde udbudsreglerne i Tilbudsloven. Du skal derfor som ansøger/projektholder gøre tre ting:
  • send en opfordringsskrivelse til minimum 2 entreprenører med præcisering af opgaven og kriterier for afgivelse af tilbud
  • modtag to sammenlignelige tilbud på skrift
  • find udbudsvinderen ud fra kriterierne angivet i opfordringsskrivelsen og giv en tilbagemelding til de bydende parter med begrundelse for valget.
  • Læs mere om udbud i punkt 7.3.3 i vejledningen samt tilbudsloven på konkurrence- og forbrugerstyrelsens hjemmeside.

FAKTURAER / BETALING:

Det er her, der hyppigst sker fejl. Det er MEGET vigtigt, at du overholder alle krav til fakturaer og betaling, da du ellers ikke kan få pengene udbetalt. Når først fakturaen er udstedt og betalingen foretaget, kan fejl og mangler IKKE udbedres. Så sørg for at have helt styr på nedenstående, inden du modtager den første faktura i dit projekt:

• Fakturaer SKAL være udstedt til det navn og adresse, som Bolig- og Planstyrelsen har registreret som modtager af midlerne (tilsagnshaver) samt fakturaudstederens navn, adresse og CVR- eller CPR-nummer. Faktura SKAL også indeholde beskrivelse af varen/ydelsen samt antal/timer og pris/takst samt momsoplysninger og eventuelle rabatter.
• Desuden skal der være dokumentation for, at regninger er udbetalt til den, der har udstedt fakturaen (fx indbetalingskort-ID eller kontonummer). Beløb og dato skal fremgå af både faktura og betalingsdokumentation.
• Timesedler for frivilligt arbejde skal udfyldes løbende og underskrives af både den frivillige og af tilsagnshaver. Dato skal fremgå samt hvilke arbejdsopgaver, den frivillige har udført. Læs mere om fakturaer og betaling i punkt 5.5 i vejledningen.